在项目管理中，“会议”是一个非常重要的工具与技术，但能否将“会议”做得足够好，可能还需要深入挖掘其中的奥妙。作者将《Absolute Beginner's Guide to Project Management》中提到的如何开展会议的七条意见翻译过来，供大家分享：

1、知道你的会议计划。这是决定会议的所有目标和目的的文件。邀请正确的人参加会议，并且给会议设置适当的结构安排，确定什么样的准备工作对会议参与者来说是有用的。

2、提前发送议程。不论何时，在会议正式开始之前给参会者发送一份会议议程都是非常有必要的。同时，确保在会议之前将议程发给参会者进行确认，并且给出是否对会议内容修改，这些工作都是有必要的。

3、促进会议举行。作为会议的主持者，有责任检查和设置会议内容，提前检查会议环境和规则，确保每个预约人都能准时参加，确保会议顺利举行，征求会议反馈，总结会议要点，寻求共识等工作。

4、持续跟踪。确保会议聚焦主题，不能发散，对议程上的要点设置时间限制（时间盒子）。探寻并尝试在会议中找出解决问题的办法。通过这种方式来避免后续开展遗留问题会议。

5、做笔记。委托一个人专门做笔记，记录会议中总结的决策和行动方案。

6、结束会议。在正式结束会议之前，审查所有的行动方案（包括责任落实和目标行动方案的完成时间）。总结会议结果，安排接下来有必要的其他连续会议。也要记得感谢与会者能够抽时间参加会议，并希望他们能够完成会后工作。

7、分发会议纪要。无论如何，最好能够在24小时之内将会议纪要发给所有参会人员，并抄送给指定人员，让他们能够对会议内容有持续的关注。如果所发的会议纪要中委托的责任人没有参加会议，则标明他们该有的责任，如果有必要，可以让他们回头向你咨询。

作者：潘德有