当一个项目经理想要一种便捷高效的管理方法，首先他应挑选一些适合自己的工具，这之中包括很多要点。我们找出有效的软件应具备的5大特点，让项目管理工作事半功倍。

风险管理

没有一个项目不存在风险。不可预见的情况会发生在发展的各个阶段。通常，不可预见的发展产生的是消极的影响，但是有时候也会出现积极影响。无论如何，不可预见的情况和风险影响任务的持续时间、进度、期限、预算、参与者等等。如果你从事一个长期而复杂的项目，风险管理这个功能是必须的。因此，为了避免不可预见的支出、项目占用时间太长、业绩质量下降，任何管理者都应提前计算所有风险。这个功能是你的项目管理工具必须要有的。

资源管理

资源管理是软件开发项目的一个组成部分。什么是资源？它们可以是物质（如设备）或者劳动力（你的团队），也可以是支出（每个资源的成本）。因此，当项目管理工具提供资源管理功能时，它是非常方便和有效的。这个功能的价值在于能够帮助项目管理人分配任务，还能计算支出。

每个项目经理在设置资源的时候都会考虑到成本问题，他会意识到整个项目的成本和各部分占用的资源是否恰当。因此，在软件开发过程中使用工具软件的资源管理功能是非常必要的。

任务关联/重要事件

虽然实现项目的目标通常需要不断完成一些阶段目标来得以实现，但这些阶段目标绝不是独立存在的，各阶段任务是不可能彼此分开的。这就是为什么所有的优秀工具都提供任务关联功能。绝大多数的工具允许你通过几次点击和拖放来实现关联功能。

重要事件功能用于沿着时间线在项目中标记重要的或其他特定的点。如果一个里程碑项目（重要事件）临近，那么，攻克这个重要事件将使你的项目朝着正确的方向前进。

团队协作

你一定知道，在一个工具中不需要在不同软件和屏幕之间切换就能与你的团队进行沟通协调是多么重要。适时、顺畅的沟通，在项目实施或开发的过程中是必须的。

那么，项目管理工具提供了什么呢？首先，它们提供交流能力，比如评论任务或附加文件--没有人想在外部工具中丢失重要信息。还有一些其他的协作功能，例如把你的项目进度用图表的方式导出。参与项目的任何人可能都需要共享功能，以获得相关指示或讯息。

基准评估

基准评估功能可以提供项目经理计划工作进度和实际工作进度之间的评估和分析。有些项目管理工具有这样的功能，但这个评估不是自动计算的。所以项目经理必须手动完成这个操作。选择一个带有基准评估功能的项目开发工具会对你有监督作用。