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项目管理与PMP认证
职场技能——签批文件的注意事项 [发表于 2020/6/29]
状态 开放帖 精华贴 浏览量 351   

该帖子同步发自:(我演雕的博客  访问该博客)

部门员工经常要送一些文件材料、帐务单据给小A审核,这些材料一般都是员工草拟,由于个人文字能力、信息掌握程度、上级意图领会等原因,往往存在各种问题。

A想仔细看看、把好关,但一则这些材料很多都是上面领导催得急的,员工恨不得拿来就要签;二则自己的工作本身就多,用于审核材料的时间也是见缝插针。所以很多时候随手翻一翻就签了。

“常在河边走,哪有不湿足”,领导几次看到送上去的材料有“明显问题”,批评了小A。于是小A想如何做好文件材料的把关初审工作。

A梳理了自己日常工作中经手的材料,反复思索后总结了自己的审签注意事项:

一是先分类:

为什么先是分类呢?因为管理者可以粗略分出日常性的、重要性的文件,或者紧急的、不紧急的文件。经此一分,重要的、紧急的当然优先处理、加强关注,其余的材料可以先放一放,或者可做常规处置。还有一种,是没有充分依据的材料,必须退回补充研究后才签。

二是看内容:

看内容要看这几个关键;一是题目,特别是应用类公文,比如报告、请示类的,题目一定要清晰准确——在题目上出问题的概率很大。二是看结构,一般要按三段法来写:一写背景,二写问题,三写建议,简单明了,不要弄复杂。三是看最后的建议,是不是把领导的意图体现了,说清楚没有。

三是看格式:

一般不必审核材料的文字格式,主要是看前面的主送单位、后面的时间和报告单位等,有没有明显的错误。如果有附件,还要看一看附件的材料质量。使用签批页的文件,要看看签批页是否混用。

四是看程序:

主要是看签批的程序对不对,有没有签批依据,有没有漏签的,有没有时间签得不对的,有没有签了名字没签意见的。签字本身就是体现公司的管理流程,所以本级管理者在签署自己的意见之前,必须认真阅读前面各级管理者的签批意见,如果不清楚或有明显不同意见的应该沟通后再做处理。

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