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项目成员没有积极性?这招亮了!

作者:许江林   提交人:项目管理评论杂志[项目管理评论杂志]   属性:提交人原创   发布时间:2018-12-28   点击:1619   【收藏本文

项目管理者联盟

  本期访谈嘉宾:李京,PMP,某中小企业项目一部经理项目管理者联盟

  特约主持人:许江林,中国首批PMP证书获得者,资深项目管理顾问和培训师,PMO专业研究者。著有《高效运作项目管理办公室》《PMP®备考指南》等项目管理者联盟

  时间:2018年9月22日

  地点:北京三里屯太古里星巴克项目管理者联盟

  许老师:您说过敏捷给您的一个启示就是,让成员自己选择工作,而不是项目经理来分配工作。您在工作中也开始了这样的尝试,请介绍一下具体做法吧。项目管理者联盟

  李京:敏捷有很多亮点,这些亮点都值得我们去尝试,其中分配工作的尝试算是比较成功的,大家都比较喜欢和接受这种做法。我先介绍一下我们的组织结构。我们公司比较小,总人数也就100出头。我们的主营业务就是给客户做项目,都是软件开发项目。我们有四个项目部,其实也没有明确的业务划分,机会来了,大老板说让哪个部门跟,就哪个部门跟。项目管理者联盟

  许老师:这也简单直接,主要是按照工作负荷来分配吧,保持每个项目部的项目数量都差不多。blog.mypm.net

  李京:是的,某客户的上一个项目是某一部门做的,那该客户新来的项目还是由这个部门来做。项目管理者联盟

  许老师:您的这个说法启发了我,不明确四个部门业务划分的标准有一个好处。如果上一个项目这个部门做得让客户不太满意,那么下一项目领导就可以分给其他部门。这也保持了灵活性,避免划了条条框框,反而把自己套住了。项目管理者联盟

  李京:哈哈,也许老板也有这方面的考虑。那我们回到正题,我介绍一下我们目前委派工作的流程。项目经理在被正式委派之后,首先要拆分工作包,并确定每个工作包的工时数。然后,项目经理就在公司内部贴出了“招标”公告,所有成员都可以看到“招标”的工作,并且可以“投标”,“投标”的时候需要报价,也就是报自己需要的工时数。“投标”之后,项目经理进行选择,确认之后,这份工作就交给“中标”的成员。项目管理者联盟

  许老师:您介绍得简洁明了,流程很清晰,我问几个细节。您刚才说“确定每个工作的工时数”,而不是说估算。请问这是根据什么确定的?是公司有相应的标准定额吗?转自项目管理者联盟

  李京:没有,只是说习惯了,公司没有标准的定额,是项目经理自己估算的。在合同签订之后,项目经理就需要拆分阶段和工作包,估算出项目的总工时,然后我们要核算成本。比如人工工时的成本合计12万元,那么销售签合同的时候就有数了,会报到20万元。当然偶尔也有为了后期合作亏本的,但有了这个估算,您至少知道亏了多少。项目管理者联盟

  许老师:对,应该在合同之前就进行估算。那么在合同之前怎么估算的呢?又回到了刚才的问题,有什么秘密招数吗?如果是公司机密就不用说了。项目管理培训

  李京:说实在的,主要还是凭感觉。尤其是在签合同的时候,只能有一个功能模块的描述,具体的业务流程细节都没定。我们公司小,所以可能没有大公司那么正规。在实际工作中,我给项目经理强调以下两件事情。项目管理者联盟

  第一,以前做过的项目,项目经理得总结一下,看实际用了多少人天。再看一下其中哪些工作是多做了的,比如理解错客户需求,重做了一遍,又如遇到通用的小技术问题影响了工期,那么在以后的项目中就尽量避免这些失误。这是针对过去的项目。项目管理者联盟

  第二,针对新来的项目,要尽量详细拆分,能定下来的就按照定下来的拆分,不能确定的就按照自己的主观想象往下拆分。最后核算出的工时数折算成人月。例如,一个新项目的工时数折成了12个人月,也就是3个人做4个月,接下来需要对比以往类似项目3个人做了几个月,如果也是3~4个月,那说明估算结果是可以接受的;如果以往类似项目就是2个人做了2个月,那就是估算偏高了。项目管理者联盟

  同时,估算出的人月需要换算成成本。在我们这样的小公司,12个人月的工资不算高,折合下来是24万元。我们需要考虑一下客户是否愿意为这个项目出24万元,如果市场上有人10万元就愿意接这个项目,那我们估算得偏高了。项目管理者联盟

  许老师:在项目管理知识体系中,这个方法叫专家判断;在知识管理中,它叫隐性知识。再问一个问题,成员在“投标”时是要报价吧?也就是要报一个工时。此时,成员对这个工作包有多了解呢?项目经理会召开“招标会”进行说明吗?club.mypm.net

  李京:我觉得您提的这个“招标会”是个很好的方法,我们目前这方面做得还不够。我们在系统里设了100个字的空间,让项目经理来描述这个工作的具体内容,但是我看了一下系统,对此详细描述得很少。对了,我们部门20几个人,坐在一个大房间,所以他们应该是直接线下沟通了。项目管理者联盟

  许老师:会有一些工作包没有人“投标”吗?项目管理者联盟

  李京:理论上是会有的,但实际上没有,这种情况确实给项目经理带来了压力。以前项目经理直接去找人时,先找他喜欢的人,合作过还不错的人,如果这个人没有时间,他再去找别人。有时项目经理也会来找我,让我帮着分配一下工作。改成现在的做法之后,项目经理比以前更注意自己的形象了,如果把同事都得罪了,那就没有人愿意当他的项目成员了。目前还好,我们的项目经理都是技术出身,想法比较简单,所以没有出现过人际方面的问题。项目管理者联盟

  许老师:那么反过来,一个工作包会有多个人来“投标”吗?项目管理者联盟

  李京:有的,这是经常的事情,也是我们愿意看到的结果。项目经理发包的时候会贴上这个工作包的预估工时,比如是10个工时。成员投标的时候,要填写他认为的工时,比如12个工时、20个工时。项目经理从中选择合适的。项目管理者联盟

  许老师:1个项目有上百个工作包,每个包走这样的过程,是不是很费时间?项目管理者联盟


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