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企业中的制度与管理者

作者:乔东   提交人:qiaodong[乔东]   属性:提交人原创   发布时间:2018-11-2   点击:65   【收藏本文

项目管理者联盟

  在企业管理中,制度与管理者是相互影响的两个要素。项目管理者联盟

  1,制度具有管理与服务的双重作用项目管理者联盟

  一提到管理制度,第一反应就是管理者自上对下的约束,其实这种理解是不全面的。要制定出有效的管理制度,必须要对其有全面的认识,提倡其管理与服务的双重作用。项目经理博客

  在制定规则和监督规则执行方面,主要体现的是管理作用,而在促进规则的执行和提供支持方面,则应强调其服务的作用。通过管理提供服务,通过服务加强管理。就好像交通规则,其实就有管理和服务的双重作用,管理交通秩序、保障道路畅通,既是管理,也是为出行者提供的服务。在两者之间,服务的意识更重要,使企业更加高效的运转,使项目更加顺畅,使客户和员工更加满意,这才是管理的目的。特别是企业中的管理部门,以服务的心态进行管理,对于企业的管理改进将大有裨益。项目管理者联盟

  要想管理制度最大限度的能够起到服务的作用,那么就要把制度看做是企业中各项工作的指引。针对企业中的各种类型的工作,通过管理制度的形式,约定企业中的工作方法,深入、具体的研究其原则、步骤、分工、标准、工具等,使制度具有可操作性。制定制度的过程,其实也是研究工作方法的过程。制度体系的成熟程度,直接反映出企业各项工作的成熟程度。项目管理者联盟

  2,制度需要管理者来带头遵守和执行项目管理者联盟

  “没有规矩,不成方圆”,无论制度是自上而下规定的,还是各方之间达成的共识,都已经成为了要共同遵守的游戏规则,反映的是企业的要求。遵守企业的管理制度,满足企业的管理要求,帮助企业达成目标,是企业中每一个员工的基本义务。制度的执行,首先需要管理者带头,如果管理者本身就对制度表现得无所谓,那么他的下属肯定会放大这种倾向,表现在各种具体的行为当中。对于管理者本身就不打算遵守的制度,还不如不定,定了不遵守只能起到负面的示范作用。项目管理论坛

  这里顺便澄清一个概念——团队合作。团队合作与团队建设不同,团队建设强调的是一个管理者如何打造自己所管理的团队,此时的管理者往往处于主角的位置。而团队合作则是指在团队中如何与他人进行合作,特别是当管理者处于配角的位置时,是否仍然能够积极、主动的参与工作,为整体目标的实现贡献力量。对于经常扮演主角的管理者来说,能否经常调整自己的心态扮演好配角,是对管理者本人的一种考验,也是进一步使思想境界得到升华的机会,因为只有放下了对自身名、利的执著,能够事事为他人着想,才可能真正满足团队合作的要求。项目管理者联盟

  3,制度规定的是普遍性问题,只提供必要条件,管理者要负责解决具体任务中的特殊性问题,要提供完成任务的充分条件项目管理者联盟

  不同规模的企业对制度的需求是不同的,企业人员规模越大,内部沟通越复杂,普遍性问题越多,就越需要在企业中形成一系列的行为规范,以统一全体人员的行为模式,降低内部沟通成本,保证企业的工作效率。但制度也是需要成本的,制度的制定、执行、监管都需要成本。只有当某种问题本身所带来的成本达到一定程度、使企业认为值得为此投入一定的管理成本来抑制问题时,企业才会建立相应的制度,这是制度管理中的成本权衡。所以大家经常看到这样的现象,小企业中往往是“能人文化”盛行,大企业中往往是“制度文化”为主。项目管理者联盟

  因此,企业通常只会为那些具有普遍性的、影响较大的问题制定制度,制度中不可能枚举所有的特殊情况。制度规定的是普遍性问题,但是每项具体工作都有其自身的特点,通常不会存在两个完全一样的任务,那么每个任务的特殊性,就需要依靠人来处理,依靠管理者来解决。制度与管理者之间是配合的关系。当一个企业以运行管理(Operational Management)性质为主时,大量的工作内容是重复的,个性化的工作内容比较少,制度的覆盖面也就比较大。当一个企业以项目管理(Projectized Management)性质为主时,项目之间存在的普遍性的问题相对减少,项目中的个性化特点比较突出,那么制度的覆盖面就会相对变小,为各个项目保留的自主空间就会加大,这对于管理者在每个不同任务中解决个性化问题的能力要求就更高了,管理者要能够根据项目目标的要求,找出解决各种具体问题的办法。工作任务的特殊性越大,就越需要管理者的聪明才智。此时,制度与管理者之间是配合关系,就好像是标准产品与客户化应用之间的关系一样,是一般与特殊的关系。pmp.mypm.net

  另一方面,制度的健全性与管理者自身的价值也是此消彼长的关系,作为管理者需要明白自身的存在意义,明白管理者与制度的互补关系。企业管理体系越成熟,对管理者的要求也就越低。面向普遍情况的制度往往规定了完成任务所必需满足的关键步骤的要求,而管理者则需要在具体的工作任务中,结合实际情况进一步找出充分条件。如果企业的管理制度试图提供充分条件,事无巨细,企业也必然会变得僵化,失去了活力。项目管理者联盟

  所以从这个意义上来说,在制定制度时,要关注普遍情况,不能被特殊情况所误导,这是制定制度时需要注意的,下图很好的说明了这一关系:  转自项目管理者联盟


项目管理者联盟

(图片引用自网络)项目管理者联盟

  4,制度的改进需要管理者的推动club.mypm.net

  制度本身也是需要不断改进的,制度改进也是管理者的职责。制度改进的过程,就是企业成长的过程,制度的不断完善,就是企业的经验积累的过程。随着企业自身的发展,随着外部环境因素的变化,制度也需要随之不断进行改进,以保证制度与实际管理目标的匹配,制度的改进主要就是依靠管理者来推动。当管理者发现了制度存在的缺陷后,应该能够及时指出,并推动制度的改进,制度的改进反过来又会为管理者提供更好的支持,也会降低管理者自身的管理成本。从这个意义上来说,管理者应该把制度看作是自己的一种管理工具,把制度改进看作是管理工具的改进。有些管理者在某些情况下,把自己和制度对立起来,忽略了自己对制度改进的义务,实际上也就远离了这个重要的管理工具,结果肯定会使自己的管理效果受到影响。项目管理者联盟

  制度管理也需要掌握正确的方法。制度有三个要素:“没有理论依据的制度是不成立的,没有实施方法的制度的不可行的,没有工具支持的制度是不高效的”,那么在制度的建立和改进过程中,理论、方法、工具这三个要素缺一不可,而且三者之间是按照逻辑顺序需要紧密配合的。明确了三者之间的关系,在改进中同时兼顾三个因素的配合,以科学的、系统性的方式进行改进,往往会收到事半功倍的效果。三者有机的结合,特别是管理工具的正确运用,会大大提高制度的质量,提高制度执行的效率,降低制度推行的难度。talent.mypm.net

  5,管理者要主动学习管理技术项目管理者联盟

  要成为一个好的管理者,需要特别注意管理技术的学习。这个管理技术还不是指我们平时所说的那些管理技巧,技术与技巧英文原文分别对应Technology和Skill两个不同的词。用软件编程作比方,编程语言的语法规则是技术,如何运用这些基本规则来编写程序是技巧。我们不否认管理本身的艺术性的部分,但是必须明白,管理本身首先是一门技术,管理之所以也能够成为一个专业性领域,就是因为在这个领域中,大家通过长期的摸索和实践,不断总结出一套相对来说行之有效的方法,是人类知识的结晶,掌握管理技术,就等于是直接站在巨人的肩膀上。管理者如果能够掌握足够的管理技术,会使企业少走很多弯路。项目经理博客

  如果缺乏对管理技术的学习,采用经验型或专家型的管理方式,就可能会因为缺乏对管理体系的科学认识,不了解建立这种系统的方法,对其中各项管理内容缺乏深入、细致的分析,完全凭着热情做事,在改进管理的过程中,往往是眉毛胡子一把抓,解决了一个问题又带来了新的问题,或者在解决一个问题时反而为以后继续解决问题设置了障碍,甚至把管理改进引入歧途。项目管理者联盟

  在强调管理技术的同时,也要认识到它的局限性,管理者的工作对象主要是人,管理体系的执行也是通过人来实现的。管理技术不能机械的用于针对人的管理上。对于人的管理问题,属于另一类称为软技能(Soft Skill)的范畴,其中也有许多对于人的价值观、人际沟通等的研究。相对而言,管理技术也有时被称为硬技术。要做好管理,最终要能够做到硬技术和软技能的相得益彰。项目管理者联盟

  文章首发于乔东老师个人微信公众号:IT管理工匠,专注于IT管理的理论与最佳实践,不断提升IT管理“工艺”,欢迎关注交流。项目管理者联盟

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