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被要求压缩进度,项目经理怎么办?

作者:佚名   提交人:项目管理者联盟[项目管理者联盟]   属性:提交人转载   发布时间:2017-8-18   点击:475   【收藏本文

  当进度计划被压缩时,项目经理应将重点放在提高团队敬业度和凝聚力上。项目经理圈子

  作为一名拥有PMP资质的项目经理,DavidBarbieri深知如何“猛踩油门全速行驶”。接手一项目通常需要24个月,但却被限期12个月内完成的建筑项目时,他并没有马上挽起袖子压缩进度计划。面对限期减半的压力,他反而加倍努力于打造一支具有凝聚力的项目团队。blog.mypm.net

  Barbieri是美国肯塔基州路易斯维尔Kemira公司的一名行业项目经理。他说:“我一般会先召集跨部门团队开会,指着进度计划表郑重地问他们:我们的项目从这里开始,要到这时候结束。你们觉得怎么才能做到?”Barbieri说:“这可能意味着要引入新流程或者投入更多的资金,但一切皆有可能。如果有人认为不可能,我会将其请出团队。”项目管理者联盟

  随着很多行业加快创新步伐,压缩业务周期,组织正拿出浑身解数,以满足不断变化的市场需求。这意味着项目周期缩短,进度加快,“争分夺秒”成为关键词。转自项目管理者联盟

  不管是将限期两个月的软件开发项目缩短到3周,还是将18个月的工期压缩到3个月,项目经理必须快速做出调整,激发团队士气。通常需要几个月才能建立起的协作文化不得不在短短数天内建立。项目经理必须立即明确项目的战略价值以激励团队,让整个团队保持较高的敬业度和效率。整个项目的节奏必须加快,包括状况汇报会议的频率。blog.mypm.net

  Barbieri表示:“接手一项需要赶进度的项目时,项目经理就像是一个仁慈的独裁者。你会听到团队的各种担忧和摩擦,但你需要他们无论如何都要继续往前推进。”项目管理者联盟

  项目经理需要避开常见的“减速带”以加快进度,同时又不能以牺牲质量或者与同事爆发冲突为代价。项目经理圈子

  “这可能意味着要引入新流程或者投入更多的资金,但一切皆有可能。如果有人认为不可能,我会将其请出团队。”——DavidBarbieri,PMP、美国肯塔基州路易斯维尔Kemira公司行业项目经理项目管理者联盟

  减速带:压缩进度引发不满www.mypm.net

  加速:展示高层支持www.mypm.net

  PMP、日本东京AIG科技公司项目管理办公室治理与系统负责人MurrayDuke表示,项目经理很少可以任意决定最后期限,但在团队成员得知进度计划被压缩时,仍可能对项目经理抱怨不迭。项目管理者联盟

  在对近期一项软件基础设施项目进行常规审核后发现,AIG需要给他们的一款产品增加一些新功能。按照既定的执行周期将无法实现按期交付。Duke表示在这种情况下,加快项目进度就势在必行。在召集团队开会通报这项艰巨任务前,他与项目发起人进行了一次深谈。项目管理者联盟

  他说:“获得管理层的认可和支持能够降低给工程人员加码的难度,这可以让员工意识到加快进度也是高层的要求,而不仅仅是来自过于积极的项目经理。”www.mypm.net

  此外,项目经理还要用事实说话。比如分享一些压缩进度计划的案例,或是延期交付所带来后果的商业案例,以降低团队对加班和缩短交付周期的抵触心理。talent.mypm.net

  谨记:如果项目团队同时还参与其他项目,那么压缩进度则会让他们难以招架,以至怨声载道。在这种情况下非常有必要获得管理层的支持,明确必须要按时完成任务,以消除他们的抵触情绪。Duke表示:“要想让缩短交付周期成为可能,你必须让团队腾出时间,将精力集中到这个更为紧急的项目上。为此,你需要与其他团队沟通协商,让他们推迟其他项目的工作或者做出相应调整。”项目管理者联盟

  “获得管理层的认可和支持能够降低给工程人员加码的难度,让员工意识到加快进度也是高层的要求,而不仅仅是来自过于积极的项目经理。”——MurrayDuke,PMP、日本东京AIG科技公司负责人

  减速带:团队缺乏团结项目管理者联盟

  加速:重视团队建设,提高凝聚力

  不管时间多紧,任务多重,都不能“抄小道”——绕过能够促进团结的团队建设工作。美国佐治亚州亚特兰大BirchCommunications公司的PMP、技术项目经理RavindraChaudhary表示:“在限期超短的项目中,很容易忽视人员介绍和破冰活动。”但忽视早期的团队建设会使项目在数天或数周后脱轨。如果团队成员不清楚哪些人负责哪些工作,便可能出现重复劳动或是任务遗漏。人们可能有意无意地将其他项目作为优先事项,认为这些项目与他们的关系更为紧密。更严重的是,如果发生危机,他们无法做到团结一致。项目管理者联盟

  Chaudhary指出:“即使接手一项短期项目,你也必须放慢脚步,谨慎行事,关注那些看似无关紧要但却可以促进团队协作的小事。”他最喜欢做的就是所谓的“快速记忆比赛”,要求每个人做两分钟的自我介绍,包括他们的个人情况和专业技能,而后向团队成员提问他们对互相的信息记住了多少。他说:“如果你实在不想牺牲工作时间,建议可以利用午饭和晚饭前小酌的时间来进行这项活动。它能帮助团队更快地进入状态,并使其在项目执行阶段工作起来更有凝聚力。”项目管理者联盟

  谨记:与同地协作的团队相比,虚拟团队往往需要更长的时间才能形成凝聚力。如果团队没有形成凝聚力,压缩进度计划则可能造成灾难。隶属项目管理协会(PMI)全球高管理事会企业——汤森路透驻瑞士日内瓦的PMP、高级项目经理StefanoRiva表示:“接手需要赶进度的项目时,你需要团队内每一个人从第一天起就进行团队协作。”为了尽快让虚拟团队形成凝聚力,他建议团队成员将视频聊天作为一种默认沟通方式,而不是打电话。与之类似,电话沟通要比发邮件更能促进沟通,同时效率也更高。项目管理者联盟文章

  “即使接手一项短期项目,你也必须放慢脚步,谨慎行事,关注那些看似无关紧要但却可以促进团队协作的小事。”——RavindraChaudhary,PMP、美国佐治亚州亚特兰大BirchCommunications公司技术项目经理www.mypm.net

  减速带:每周进度说明会失效项目管理者联盟

  加速:提高会议频率,抓住重点项目管理者联盟

  Duke先生表示:在已经缩短进度的情况下提高会议频率可能看起来很不合理,但等待一周才做一次团队进度更新显然时间间隔过长。团队成员可能无法尽快处理遇到的障碍和问题,导致项目情况在下一次进度会之前进一步恶化。如果团队要等待一周时间,那这段时间很可能被白白浪费掉。training.mypm.net


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